Sokan úgy gondolják, hogy ha már van egy céges e-mail címük, akkor a hírlevelek kiküldéséhez nincs szükség külön szolgáltatásra.

Hiszen ott az Outlook, a Gmail vagy a webmail. Beírják a címzetteket, megírják a levelet, majd megnyomják a Küldésgombot.

Néhány tucat címzettnél ez még működhet. Amikor azonban több száz vagy akár több ezer feliratkozónak szeretnél egyszerre e-mailt küldeni, egészen más szabályok lépnek életbe.

Ebben a cikkben megmutatjuk, mi számít hírlevélnek, miért kerülhetnek a levelek a spam mappába, és miért érdemes professzionális hírlevélküldő szolgáltatást használni.

Mi számít hírlevélnek?

Nem minden e-mail hírlevél.

Ha válaszolsz egy ügyfél kérdésére, ajánlatot küldesz vagy elküldesz egy számlát, az normál üzleti levelezésnek számít.

Hírlevélről akkor beszélünk, amikor ugyanazt az üzenetet egyszerre sok embernek küldöd el.

Ez lehet:

• új termék bemutatása,
• akció vagy kupon,
• blogcikk ajánló,
• rendezvény meghívó,
• hasznos szakmai tartalom,
• vagy egyszerű céges hír.

A hírlevél célja nem feltétlenül az értékesítés. Egy jól felépített hírlevél kapcsolatot épít a feliratkozókkal, és rendszeresen emlékezteti őket arra, hogy a vállalkozásod aktív és szakmailag hiteles.

Mi számít spamnek?

A spamről sokaknak a kéretlen reklámlevelek jutnak eszébe.

A valóság ennél bonyolultabb.

Egy teljesen korrekt, hasznos hírlevél is könnyen a spam mappában landolhat, ha nem megfelelően küldik ki.

A levelezőrendszerek több száz szempont alapján döntik el, hogy egy levél megbízható-e.

Számít például:

• a feladó szerverének hírneve,
• megfelelően vannak-e beállítva a domain hitelesítései (SPF, DKIM, DMARC),
• hány címzettnek küldöd egyszerre,
• milyen arányban nyitják meg a leveleidet,
• hányan jelölik spamnek,
• és az is, hogy szerepel-e leiratkozási lehetőség.

Éppen ezért a spam nem mindig azt jelenti, hogy valaki rossz szándékkal küld reklámleveleket. Sokszor egyszerűen csak nem megfelelő eszközzel történik a kiküldés.

Miért ne Outlookból vagy Gmailből küldj hírlevelet?

Az Outlook, az Apple Mail vagy akár az ingyenes Gmail kiváló levelezőprogramok.

Csak éppen nem tömeges levelezésre készültek.

Ha egyszerre több száz címzettnek próbálsz levelet küldeni, több probléma is felmerülhet.

A szolgáltató korlátozhatja a napi küldhető levelek számát, a levelek egy része spambe kerülhet, vagy akár ideiglenesen le is tilthatják a fiókodat.

Emellett semmilyen statisztikát nem kapsz arról, hogy:

• hányan nyitották meg a levelet,
• hányan kattintottak a benne lévő linkekre,
• hány levél nem érkezett meg,
• vagy hányan iratkoztak le.

Ezek az adatok egy komolyabb hírlevélkampánynál rendkívül fontosak.

Miért ne a saját tárhelyedről küldd ki?

Ez az egyik leggyakoribb hiba.

Sokan úgy gondolják, hogy ha a weboldaluk ugyanazon a tárhelyen fut, akkor onnan nyugodtan kiküldhetnek néhány ezer hírlevelet.

Technikailag ez sok esetben valóban lehetséges.

Csakhogy nem ajánlott.

Egy nagyobb hírlevélkampány jelentős terhelést okozhat a szervernek, és ami ennél is fontosabb: ronthatja a szerver vagy a domain hírnevét.

Ha a levelek miatt a szerver felkerül valamelyik nemzetközi feketelistára, akkor nemcsak a hírlevelek kerülhetnek spambe.

Akár az ügyfeleknek küldött ajánlatok, kapcsolatfelvételi űrlapok értesítései vagy számlák is késve érkezhetnek meg, vagy egyáltalán nem jutnak el a címzetthez.

Egy rosszul kivitelezett hírlevélkampány tehát a teljes céges levelezés működését veszélyeztetheti.

Mire valók a hírlevélküldő szolgáltatások?

A professzionális hírlevélküldő rendszerek pontosan erre a feladatra készültek.

Nemcsak a levelek kiküldését végzik el, hanem folyamatosan figyelik a kézbesítési arányokat, kezelik a visszapattanó e-maileket, biztosítják a leiratkozási lehetőséget, és gondoskodnak arról is, hogy a lehető legtöbb levél valóban eljusson a címzettekhez.

A legismertebb szolgáltatások közé tartozik például a Mailchimp, a Brevo, a MailerLite vagy az ActiveCampaign.

Mindegyik hasonló elven működik: te elkészíted a hírlevelet, a rendszer pedig optimalizált infrastruktúrán keresztül juttatja el azt a feliratkozóidhoz.

Miért jó választás a Mailchimp?

Kisebb és közepes vállalkozások számára a Mailchimp az egyik legnépszerűbb választás.

Könnyen kezelhető, rengeteg előre elkészített sablont tartalmaz, részletes statisztikákat készít, és automatizált e-mail sorozatok is létrehozhatók benne.

Ha a weboldalad WordPress alapú, különösen akkor egyszerű az integráció.

Avada sablon használata esetén a feliratkozó űrlapok közvetlenül összeköthetők a Mailchimp listáival, így az új feliratkozók automatikusan a megfelelő listára kerülnek, külön adatmásolás nélkül.

Ez nemcsak időt takarít meg, hanem jelentősen csökkenti a hibalehetőségeket is.

Kezdő vállalkozások számára további előny, hogy a Mailchimp ingyenes csomagja havi 500 e-mail kiküldéséighasználható, ami kisebb hírlevelek vagy induló cégek esetében sokszor elegendő.

Milyen egy jó hírlevél?

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy csak akkor küldenek levelet, amikor eladni szeretnének valamit.

Pedig a feliratkozók nem folyamatos reklámokra kíváncsiak.

Egy jó hírlevél inkább segít.

Lehet benne:

• hasznos tanács,
• blogcikk ajánló,
• esettanulmány,
• kulisszák mögötti tartalom,
• újdonságok,
• vagy időnként egy valóban értékes akció.

Ha minden levél kizárólag értékesítésről szól, a feliratkozók előbb-utóbb leiratkoznak vagy egyszerűen figyelmen kívül hagyják az üzeneteidet.

Kell a feliratkozó engedélye?

Igen.

Az Európai Unióban és Magyarországon marketingcélú hírlevelet kizárólag megfelelő hozzájárulással lehet küldeni.

Ezért minden feliratkozónak önként kell feliratkoznia, és bármikor egyszerűen le kell tudnia iratkozni.

A legtöbb professzionális hírlevélküldő rendszer ezt automatikusan kezeli, így ebből a szempontból is biztonságosabb megoldást jelent, mint a kézzel összeállított címzettlista.

Milyen gyakran érdemes hírlevelet küldeni?

Erre nincs minden vállalkozásra érvényes szabály.

A legfontosabb a rendszeresség.

Sok esetben többet ér egy valóban hasznos, havi egy vagy két hírlevél, mint heti három olyan levél, amely nem nyújt valódi értéket.

A cél nem az, hogy minél több levelet küldj, hanem hogy a feliratkozók várják a következő hírleveledet.

Összegzés

A hírlevél továbbra is az egyik leghatékonyabb online marketingeszköz, de csak akkor, ha megfelelően használják.

Egy professzionális hírlevélküldő szolgáltatás nemcsak a kézbesítési arányt javítja, hanem megvédi a weboldalad és a céges levelezésed hírnevét is. Emellett statisztikákat, automatizációkat és jogszabályi megfelelést is biztosít, amelyeket hagyományos levelezőprogramokkal gyakorlatilag lehetetlen megoldani.

Ha pedig WordPress és Avada alapú weboldalad van, a Mailchimp integráció néhány lépésben megoldható. Így a feliratkozók automatikusan bekerülnek a hírlevél-listádba, te pedig arra koncentrálhatsz, ami igazán fontos: olyan tartalmat küldeni, amelyet valóban érdemes elolvasni.

Ha szeretnél hírlevelet indítani, feliratkozó űrlapot készíteni, vagy a Mailchimpet összekötni a WordPress és Avada weboldaladdal, ezt is teljes körűen be tudom állítani. Így a feliratkozók automatikusan a megfelelő listára kerülnek, és a rendszer az első naptól kezdve megbízhatóan működik.

---

Tipp: A hírlevél nem reklámlevél. Ha valódi értéket adsz az olvasóidnak, nemcsak többen nyitják meg a leveleidet, hanem nagyobb eséllyel válnak később ügyfeleiddé is.